Profil recherché
- Bac à Bac+2 administratif/secrétariat/juridique
- Maîtrise de l’accueil téléphonique ; bonne expression orale et écrite
- Maîtrise du pack office (Word, Excel)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Connaissances et/ou expérience en procédures collectives appréciées
- Une formation progressive est dispensée en interne pour permettre l’acquisition des compétences spécifiques
- Qualités requises : réactivité, rigueur, sens de l’organisation et de la gestion des délais et des priorités, rapidité d’exécution, capacité à s’intégrer dans une équipe
- Le poste nécessite une forte capacité à gérer les urgences, à prioriser les demandes et à évoluer dans un environnement juridique exigeant rigueur et réactivité
Description du poste
Afin de renforcer son équipe, la SELARL JEROME ALLAIS recherche un(e) standardiste/assistant(e) administratif(ve).
Mission : Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’étude, garantir la bonne circulation des informations et contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien
- Accueil téléphonique :
- identifier les demandes des interlocuteurs ;
- réorienter les appels vers le collaborateur compétent ;
- répondre directement aux demandes courantes relevant d’informations générales ;
- assurer une prise de message claire et complète
- Accueil physique :
- accueillir les personnes ayant rdv et prévenir le collaborateur ;
- accueillir les personnes sans rdv, identifier l’objet de leur venue et les orienter en fonction de leur demande ;
- accueillir les huissiers de justice et réceptionner les actes de justice
- Gestion de la messagerie électronique :
- consulter et traiter la boîte mail générale de l’étude ;
- identifier les dossiers concernés et les transférer aux collaborateurs compétents
- Gestion du courrier entrant :
- réceptionner le courrier quotidien ;
- procéder à son ouverture ;
- identifier les urgences ;
- distribuer les courriers aux collaborateurs concernés ;
- assurer le traitement prioritaire des courriers nécessitant une action immédiate
- Gestion administrative et documentaire :
- scanner, enregistrer et classer les documents ;
- intégrer les documents électroniques reçus du Greffe du Tribunal des Activités Economiques de Lyon ;
- assurer le traitement des documents papier retournés par les juridictions
- Gestion du calendrier de l’étude : planifier et renseigner les dates d’audiences, les convocations, les rendez-vous, les renvois d’audience
- Gestion du courrier sortant :
- gérer les parapheurs des collaborateurs ;
- vérifier les documents avant expédition ;
- mise sous pli ;
- affranchissement ;
- dépôt pour La Poste
- Appui administratif général :
- rédaction de courriers simples ;
- classement ;
- ouverture informatique des nouveaux mandats ;
- participation au bon fonctionnement administratif quotidien de l’étude ;
- assistance ponctuelle aux collaborateurs sur des tâches administratives
- Localisation : Lyon
- Poste à pourvoir immédiatement
- Rémunération selon le profil des candidats
Présentation du recruteur
La SELARL JEROME ALLAIS est une étude de mandataire judiciaire basée à Lyon qui compte 15 salariés. L’étude intervient sur désignation des juridictions, dans le cadre des procédures de traitement des difficultés des entreprises (sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires).
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